¿Estás aprendiendo a manejar Google Ads y no entiendes bien el tema de las facturas? Comencemos por entender qué es una factura
Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicios. Básicamente existen dos tipos de facturas, la tradicional y la electrónica.
Cuando hablamos de la factura tradicional nos referimos a aquellas a las que estamos más familiarizados, ese impreso que nos dan por ejemplo en restaurantes, almacenes y supermercados.
Por otro lado, de acuerdo a la DIAN, la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.
Es importante diferenciar las facturas de los extractos bancarios o estados de cuenta puesto que a pesar de ser similares tienen efectos en la organización totalmente diferentes.
En un extracto se destacan todas las transacciones realizadas con un cliente en un tiempo determinado, pero este es solo informativo y se deriva de las cuentas, por lo que no tiene ningún efecto en las cuentas de una organización, mientras que las facturas tienen un impacto inmediato en ellas.. Una factura fuerza una acción, el pago, mientras que los extractos son recordatorios.
Otra diferencia importante es que las facturas se emiten después de cada transacción mientras que los extractos se emiten en cualquier momento después de un periodo determinado.
Al adquirir un bien o servicio, la factura detalla la transacción, incluye el precio, detalle de la mercancía, medio de pago y forma de pago. Un extracto incluye diferente información dependiendo el tipo de emisor, por ejemplo un almacén de crédito puede tener información como saldo total pendiente, cuotas pendientes, valor cuota mensual, cuotas a pagar, cuotas vencidas y los movimientos que se han realizado durante el último mes.
¿Cómo funcionan las facturas en Google Ads?
Después de adquirir servicios pagos dentro de Google Ads, siempre vas a recibir una factura que detalla tu adquisición, fecha y monto de la transacción.
¿Qué detalla esta factura?
-Información de Google (la entidad que está prestando el servicio)
-Número de identificación fiscal (es un código alfanumérico que se le asigna a las personas naturales o jurídicas que se encuentren realizando actividades fiscales)
-Información del cliente (entidad o persona que adquirió el servicio de Google)
-Fecha de pago (En qué día, mes y año se efectuó el pago)
-ID de facturación (un número interno de secuencia controlado por el emisor, que permite identificar de manera única cada operación)
-Forma de pago (Con qué medio se realizó el pago)
-Monto (Valor pagado)
Es importante diferenciar el consumo del cobro; En Google Ads, al acceder a las campañas de una cuenta en específico se verá reflejado en la columna de “costo” el consumo de cada campaña.
Este consumo se refiere únicamente a qué cantidad de dinero se ha gastado en la pauta, generalmente medido por el presupuesto diario multiplicado por los días transcurridos, también teniendo en cuenta los costos por clic.
A la hora de generar un cobro, Google Ads no solo tiene en cuenta el consumo, sino también los impuestos de cada país en donde se configure la cuenta, en el caso de Colombia el IVA. Adicionalmente, incluye en el cobro los saldos pendientes o iniciales que se refieren a montos anteriores que no han sido pagados.
El cobro que hace Google Ads se denomina en sus documentos como “Total new activity” que traduce “actividad nueva total”. A partir de este cobro se realizará una transacción, es decir, pago, ya sea automático o manual de cierto monto.
No siempre el monto pagado será equivalente al valor total del cobro, en algunas ocasiones la cantidad pagada será inferior al cobro lo que generará un saldo final positivo que significa que está pendiente por pagar, o en el caso contrario, se puede hacer un pago manual por un valor superior al del cobro y se obtendrá un saldo final negativo que significa un saldo a favor.
¿De dónde provienen estos saldos finales (pendientes)
- Si se cuenta con pagos automáticos:
Cuando se llegue al límite de pago: Cada cuenta tiene un límite de pago que va variando a medida de que se utilicen los servicios de Google Ads, las entidades que utilicen mucho el servicio y sean cumplidos con sus pagos aumentarán su límite de pago. Ejemplo, tengo un límite de pago de $200,000 y me gasto los $200,000 en los primeros días del ciclo de facturación, ese monto exacto se me va a descontar de mi medio de pago establecido pero voy a tener otros gastos pendientes al final del ciclo que corresponden a IVA y otros días pautados.
Ahora sí, ¿Cómo descargo una factura de Google Ads?
1. Entramos a ads.google.com: Accedemos con correo electrónico y contraseña si ya tenemos cuenta.
2. Una vez accedemos a nuestra cuenta veremos en la parte superior izquierda el logo de Google Ads y al lado nuestro nombre de usuario con un menú desplegable. En este menú seleccionamos la cuenta de la cual queremos sacar la factura.
Al seleccionar la cuenta, aparecerán todas las cuentas adicionales que la cuenta central maneje, si trabajas con cuentas de varios clientes estás deben aparecer aquí y seleccionas la cuenta específica de la cual necesitas la factura; si tienes una única cuenta, la seleccionas.
3. Una vez seleccionada la cuenta aparecerá la pantalla de “Resumen” donde se encuentra un sumario de lo que está pasando en tu cuenta.
4. En esa misma pantalla en la parte superior derecha encontrarás el botón herramientas y configuración. El cual debes seleccionar.
5. Al seleccionar este botón se desplegará un menú de herramientas. Lo que debes hacer es seleccionar “Transacciones” en el apartado de “Facturación”.
6. La pantalla de transacciones aparecerá y en ella encontrarás los ciclos de facturación por mes y los movimientos que hubieron en cada uno de ellos.
7. Para descargar la factura lo que debes hacer es hacer clic en el hipervínculo que diga “Pago………”, para encontrarlo con mayor facilidad busca al lado izquierdo la fecha en la que hiciste el pago y junto a ella encontrarás el hipervínculo.
Dependiendo del método de pago aparecerá por ejemplo, “Pago Visa” o “Pago Mastercard”.
8. Una vez identificado el pago y su hipervínculo (texto en azul que dirige a otra página), vas a dar click sobre él y aparecerá en una nueva ventana la factura
9. Para descargar la factura das clic derecho y seleccionas imprimir.
10. Aparecerá la ventana de impresión; si no tienes conectada tu impresora, inmediatamente puedes darle “guardar” y te guardará el PDF, si por el contrario tienes impresora, debes cambiar el “destino” de la impresora a “Guardar como PDF”
11. Guarde el archivo en su computadora, para esto dele clic a “Guardar”, escoja la ubicación del archivo y asigne un nombre al archivo. Finalmente dele clic en “Guardar” y ¡listo!
¡Ya que aprendiste prepárate para facturar!
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